Quando si decide di organizzare un evento o si viene incaricati di farlo una delle domande che ci si pone è “come scegliere un’agenzia di eventi che mi possa seguire e consigliare?”
Le agenzie di eventi sono centinaia (mille mile se vogliamo dircela tutta!). Per questo è fondamentale capire a chi rivolgersi e in che modo senza correre rischi.
Qui scrivo le 10 regole secondo me fondamentali, per capire se stiamo facendo la scelta giusta.
- capire che tipo di evento devo organizzare e cercare agenzie specializzate in quello. E’ inutile chiamare la migliore organizzatrice di feste per bambini del mondo se devo organizzare un convegno medico.
- individuare la portata dell’evento. Manda una richiesta di preventivo quando hai individuato il budget destinato, il numero di invitati indicativo e i momenti fondamentali (cena, presentazione, discorso..)
- guarda il sito e i canali social dell’agenzia. Guarda se quello che vedi ti piace. Se non ti convince quello che vedi è inutile contattarla.
- telefona. A volte una mail non fa emergere sfumature che possono risultare interessanti. Una chiacchierata rivela molto di più e fa capire se ci può essere sintonia. (diffida da chi non ha il tempo di parlarti)
- condividi gusti, esigenze e aspettative. L’agenzia deve sapere esattamente cosa ti piace e cosa ti aspetti in modo da farti delle proposte adeguate.
- incontra l’agenzia. Fissa un appuntamento e verifica di persona con chi hai a che fare. E’ fondamentale che si crei un buon felling perché dovrete avere una visone condivisa.
- confronta i preventivi e le proposte. Un’evento non è fatto solo da budget. A volte un piccolo risparmio iniziale può portare dopo a dover spendere di più per colmare lacune.
- esigi chiarezza nel preventivo. Assicurati cosa comprende, se ci sono voci non dichiarate, costi extra. Risparmia le brutte sorprese.
- controlla se l’agenzia ha dei fornitori, clienti che conosci e chiedi referenze. Chiedi a colleghi e amici se hanno avuto esperienze con loro.
- Mi ripeto: la sintonia è fondamentale. Non avere paura di chiedere e parlare. Fai domande, fatti mandare foto degli eventi e idee
AAA Agenzia eventi cercasi
Spero di esservi stata utile e che quando vi chiederete “Come scegliere un’agenzia di eventi” vi ricordiate di queste indicazioni.
Io sono a disposizione per una telefonata! I miei riferimenti li trovate qui
Lavoro a Milano, si. Ma non solo.
Nella lista qui sopra non ho messo l’11 punto. Per tre motivi. Prima di tutto perché è sia vero che falso. In secondo luogo perché potrebbe confondervi. Infine perché si dicono sempre 10 regole e non 11 🙂
11esima regola per scegliere un’agenzia di eventi
11. Vicinanza. O meglio territorialità. Oggi giorno abbiamo mezzi a sufficienza per lavorare ovunque ci troviamo e comunicare con chiunque anche dall’altra parte del mondo.
Però vi consiglio di cercare un’agenzia che conosca bene il territorio in cui lavorerà. Non dev’essere per forza che un’agenzia di Milano lavori solo ed esclusivamente nel suo territorio comunale. Anzi.
Se decidete di sposarvi alle Fiji, magari è meglio che l’agenzia sappia almeno dove siano sul mappamondo. Avere confidenza con il territorio permette di muoversi agilmente in caso di necessità, di reperire fornitori fidati. Oltre ad evitare costi di trasferta enormi.
Per cui è vero che è meglio lavorare con un’agenzia del posto. Ma è anche vero che la cosa importante è che l’agenzia garantisca di conoscere la zona e di sapersi muovere.
